Сколько стоит подготовка коммерческого предложения и когда окупается автоматизация

Формула в одну строку

Стоимость труда на подготовку КП за месяц считается так:

Затраты в месяц = число менеджеров × КП на менеджера в месяц × часов на одно КП × стоимость часа, ₽

Четыре числа и умножение. Остальное - вопрос точности: чем лучше вы знаете входные величины, тем ближе результат к реальности. Формула не учитывает качество и эффект предложений (об этом ниже), но показывает порядок величин: сколько денег в месяц превращается в оформление документов.

Четыре числа и где их взять

Величина	Где взять	Ловушка
Число менеджеров	Те, кто хотя бы раз в неделю готовит КП	Не считайте всех менеджеров отдела: часть не готовит предложения
КП на менеджера в месяц	Журнал отправленных, почта, CRM	Считайте отправленные, а не начатые: черновики тоже стоят времени
Часов на одно КП	Секундомер на десяти последних предложениях	Включайте поиск цен, согласование, правки, а не только набор текста
Стоимость часа	Полная стоимость сотрудника в месяц, разделённая на рабочие часы	Оклад занижает: прибавьте налоги и взносы, спросите бухгалтерию

Пятая величина - стоимость решения, которое вы сравниваете. Для Word она близка к нулю (лицензия уже есть), для конструктора это абонентская плата. Актуальные тарифы нашего сервиса мы не вписываем в статью, потому что они меняются: смотрите страницу тарифов. В примерах мы используем условные 7 000 рублей в месяц.

Три сценария

Ниже три условных отдела. Мы выбрали разные размеры, чтобы было видно, как работает формула и где она перестаёт быть интересной.

Сценарий	Менеджеров	КП на человека в месяц	Часов на КП	Час, ₽	Затраты в месяц	Затраты в год
A: предприниматель	1	8	1,0	600	4 800 ₽	57 600 ₽
B: небольшой отдел	5	20	1,0	500	50 000 ₽	600 000 ₽
C: крупный отдел	12	15	1,5	450	121 500 ₽	1 458 000 ₽

Пример расчёта: сценарий B считается как 5 × 20 × 1,0 × 500 = 50 000 рублей в месяц. Сценарий C: 12 × 15 × 1,5 × 450 = 121 500 рублей. Числа условные.

Затраты труда на КП в месяц

Три условных отдела, по формуле из начала статьи

• A: предприниматель, 8 КП в месяц4 800 ₽ 1 × 8 × 1,0 ч × 600 ₽
• B: небольшой отдел, 100 КП в месяц50 000 ₽ 5 × 20 × 1,0 ч × 500 ₽
• C: крупный отдел, 180 КП в месяц121 500 ₽ 12 × 15 × 1,5 ч × 450 ₽

Пример расчёта авторов, числа условные. Не учитывает налоги работодателя, если стоимость часа считалась по окладу.

Разброс в 25 раз между A и C - не недостаток формулы, а главный её результат. Для одного предпринимателя оформление предложений стоит сотни рублей в день, для отдела это ощутимая статья расходов.

Что меняется, если сократить время

Время на одно КП - единственная величина, на которую вы можете повлиять напрямую (число менеджеров и предложений определяет бизнес). Посмотрим, как меняются затраты, если время падает с двух часов до четверти часа.

Затраты на КП в месяц и время на одно предложение

Условный отдел: 20 КП на менеджера, 500 ₽ в час; в тысячах рублей

Данные таблицей

	5 менеджеров	10 менеджеров
0,25 ч	12.5	25
0,5 ч	25	50
1 ч	50	100
1,5 ч	75	150
2 ч	100	200

Пример расчёта авторов: затраты = менеджеры × 20 × часы × 500 ₽. Числа условные.

График показывает линейную зависимость, но выводы из неё нелинейные. Первое: чем больше менеджеров, тем крупнее выигрыш от каждой сэкономленной минуты. Второе: экономия времени с 2 часов до 1 часа даёт в два раза больше рублей, чем с 1 часа до 0,5 часа в том же отделе, потому что в первом случае вы экономите больше минут.

Третий вывод важнее: прежде чем думать об автоматизации, узнайте реальное время. Бывает, что с учётом поиска цен, согласований и правок реальное время оказывается заметно больше, чем кажется. Мы не приводим здесь «средних» чисел: любая цифра чужого отдела вас введёт в заблуждение.

Когда сервис окупается

Автоматизация окупается, когда экономия труда превышает стоимость решения. Формула порога простая:

Порог, КП в месяц = стоимость сервиса в месяц / (экономия часов на одно КП × стоимость часа)

Рассчитаем на условных числах. Сервис стоит 7 000 рублей в месяц. В сценарии B время на КП снижается с 1,0 до 0,5 часа (допущение: вдвое; ваша цифра может отличаться). Экономия на одном предложении 0,5 × 500 = 250 рублей. Порог: 7 000 / 250 = 28 предложений в месяц на весь отдел. У отдела B их 100, то есть втрое больше порога.

Сценарий	КП в месяц на отдел	Экономия на одном КП	Порог окупаемости	Экономия в месяц	Окупается?
A	8	0,5 ч × 600 = 300 ₽	23,3 КП	2 400 ₽	Нет: 2 400 меньше 7 000
B	100	0,5 ч × 500 = 250 ₽	28 КП	25 000 ₽	Да
C	180	0,75 ч × 450 = 337,50 ₽	20,7 КП	60 750 ₽	Да

Пример расчёта: стоимость сервиса 7 000 ₽ в месяц (условно); время на КП снижается вдвое (допущение). Для сценария C экономия на КП = 1,5 × 0,5 × 450 = 337,50 рубля.

Экономия против стоимости сервиса

Сценарий B: экономия 250 ₽ на каждом КП, сервис 7 000 ₽ в месяц; в тысячах рублей

Данные таблицей

	Экономия	Сервис
10	2.5	7
20	5	7
30	7.5	7
40	10	7
50	12.5	7

Пример расчёта авторов. По оси X число КП в месяц на весь отдел. Линии пересекаются на 28 КП.

Видно, что линия экономии пересекает линию стоимости между 20 и 30 предложениями. Если ваш отдел делает меньше 28 предложений в месяц, сервис не окупается на одном времени, и тут решают другие аргументы: единый вид, отчёты, отсутствие ошибок. Если больше - окупается за счёт времени.

Проверка допущения: что если время сократится меньше

В расчёте выше мы допустили, что время на КП падает вдвое. Это допущение, а не обещание: в вашем отделе оно может оказаться и меньше, и больше. Проверим, насколько вывод зависит от него. Для каждого сценария посчитаем экономию в месяц при сокращении времени на 30%, 50% и 70% против стоимости сервиса 7 000 рублей (условной).

Сценарий	Затраты в месяц	Время меньше на 30%	На 50%	На 70%	Вывод
A	4 800 ₽	1 440 ₽	2 400 ₽	3 360 ₽	Не окупается ни при каком допущении
B	50 000 ₽	15 000 ₽	25 000 ₽	35 000 ₽	Окупается при любом допущении
C	121 500 ₽	36 450 ₽	60 750 ₽	85 050 ₽	Окупается при любом допущении

Пример расчёта: экономия = затраты × доля сокращения времени. Сценарий B при 30%: 50 000 × 0,3 = 15 000 рублей.

Устойчивость вывода здесь главная ценность таблицы. Для A сервис не окупается даже при самом оптимистичном допущении (3 360 меньше 7 000), для B и C окупается даже при самом осторожном. Значит, споры о том, вдвое или втрое сократится время, на решение не влияют: оно определяется размером отдела. Вопросы остаются только в пограничных случаях, когда экономия при пессимистичном допущении ниже стоимости, а при оптимистичном выше. Для них замер на пилоте (последний шаг в конце статьи) важнее любого расчёта.

Дополнительная проверка: посмотрите, что произойдёт, если стоимость часа ниже ожидаемой. Если у менеджеров в вашем регионе час стоит 300 рублей вместо 500, экономия сценария B при 50% составит 15 000 рублей (100 × 0,5 × 300), что тоже выше порога. Порог чувствителен к двум величинам: стоимости сервиса и стоимости часа. Остальные величины влияют на запас, но не на знак вывода.

Как замерить своё время за неделю

Все расчёты стоят на одной цифре: сколько времени уходит на КП. Её можно получить за неделю.

Замер за неделю

Пять шагов без специальных инструментов

1. Выберите 10 предложенийПоследние отправленные или текущие в работе.
2. Засеките времяОт запроса клиента до отправки, включая поиск цен и правки.
3. Запишите по этапамСбор данных, оформление, согласование, отправка.
4. Возьмите медиануСреднее искажают единичные сложные случаи.
5. Подставьте в формулуУмножьте на стоимость часа и число КП.

Порядок предложен авторами. Это метод, а не результат измерения.

Два важных совета. Первое: включайте в замер время на согласование и правки. Менеджер часто не считает за работу ожидание ответа руководителя, но оно тоже растягивает процесс. Второе: считайте медиану, а не среднее: одно большое предложение на двадцать страниц испортит среднее и введёт в заблуждение.

Что формула не видит

Формула считает прямое время, но реальная картина шире. Вот четыре вещи, которые не попадают в расчёт, но влияют на деньги.

• Ошибки и переделки. Если в предложении неверная цена или чужое название, оно возвращается на исправление, а иногда и теряет клиента. Мы разбирали типичные ошибки в статье 12 ошибок в КП.
• Задержка с ответом. Если на предложение уходит день вместо часа, клиент может уйти к конкуренту. Это упущенная выручка, а не затраты на труд.
• Время руководителя. Проверка предложений, согласование цен и отчёты тоже стоят денег. Когда у каждого менеджера свой файл, руководителю трудно понять, что происходит.
• Единообразие. Разный вид предложений у разных менеджеров размывает бренд. Эффект трудно измерить, но он есть.

Мы сознательно не придумываем коэффициентов для этих издержек. Вместо этого предлагаем простую проверку: просмотрите последние десять отправленных предложений и отметьте, в скольких были ошибки или переделки. Результат подскажет, насколько вы недооценили затраты.

Когда автоматизация не окупится

В нашем сценарии A конструктор не окупается по формуле: экономия 2 400 рублей в месяц меньше стоимости 7 000. Это не изъян расчёта, а честный результат. Для человека, который делает восемь предложений в месяц и всегда однотипные, хороший шаблон в Word и калькулятор в Excel дешевле и проще.

Вот ситуации, где мы советуем не покупать сервис:

• предложений меньше 15-20 в месяц на весь отдел, и их делает один человек;
• каждое предложение уникально и требует творческой работы: тендеры, проекты, индивидуальные разработки;
• нет каталога: цены определяются отдельно под каждый заказ, и подставлять нечего;
• нужна работа без интернета.

Если вы узнали себя, начните с сравнения способов сделать КП: там есть варианты без абонентской платы. А бесплатно попробовать подход можно в онлайн-инструменте, где данные остаются в браузере.

Что делать с результатом

1. Замерьте время. Десять предложений, медиана. Это даёт главный входной параметр.
2. Посчитайте затраты. По формуле из начала статьи, на своих числах.
3. Найдите порог. Разделите стоимость сервиса на экономию с одного предложения. Сравните с вашим числом КП.
4. Проверьте допущения. Время сократится вдвое? Подставьте пессимистичное значение (на треть) и оптимистичное (втрое) и посмотрите, выдержит ли вывод.
5. Попробуйте на месяце. Лучшая проверка - один тип предложений в новой системе и сравнение времени с прежним.

Если вы руководитель отдела, посмотрите, какие отчёты по менеджерам доступны в системе: на странице для руководителя отдела продаж описано, что видно по числу КП, откликам и просмотрам. Часть издержек, которые формула не видит, становится видна именно там.

Частые вопросы

Как посчитать стоимость одного коммерческого предложения?

Умножьте время на одно КП в часах на стоимость часа работы сотрудника. Если на КП уходит 1 час, а час менеджера стоит 500 рублей, одно предложение обходится в 500 рублей труда без учёта ошибок и переделок.

Сколько времени менеджер тратит на КП?

Универсальной цифры нет, она зависит от отрасли, числа позиций и способа сборки. Замерьте на своих десяти последних предложениях: время от запроса клиента до отправки. Мы специально не даём «средний» показатель, чтобы вы не подставили чужое число.

Когда конструктор КП окупается?

Когда экономия времени на всех предложениях за месяц больше стоимости сервиса. Формула порога: стоимость сервиса, делённая на экономию на одном предложении. При условных 7 000 рублях и экономии 250 рублей на КП порог составляет 28 предложений в месяц.

Почему не считать стоимость часа по окладу?

Оклад не включает налоги и взносы, которые платит работодатель, а также офис и оборудование. Полную стоимость часа лучше уточнить в бухгалтерии. Для оценки порядка величин можно брать оклад, но тогда результат будет заниженным.

Какие издержки не видны в такой формуле?

Ошибки в предложениях, переделки после замечаний клиента, потерянные сделки из-за задержки с ответом и время руководителя на проверку. Они обычно значимее прямой экономии, но их труднее измерить.

Что делать дальше