Шаг 1. Выберите тип предложения
В меню кабинета раскройте группу «Новое КП»: в ней шесть готовых типов, шаблоны компании и конструктор. Тип задаёт структуру — что и в каком порядке будет в документе.
| Тип | Когда подходит |
|---|---|
| КП на одну позицию | Одна машина или комплект, нужна подробность: ключевые и полные характеристики, комплектация, условия. |
| Простое КП | Недорогая позиция, когда хватает короткого описания и цены. |
| КП Комплект | Комплексная поставка: много позиций, группировка по разделам, подытоги. |
| КП Аренда | Аренда оборудования: тарифная сетка по срокам и страховой депозит. |
| КП Трейд-ин | Обмен: оценка сдаваемого оборудования и расчёт доплаты. |
| Общее КП | Предложение об услугах или о сотрудничестве, без привязки к конкретному товару. |
| Конструктор КП | Свободная сборка из любых блоков, когда ни один тип не подходит. |
Или начните с шаблона
Там же, под типами, стоят шаблоны компании. У новой компании их восемь, у каждого своя структура, свои шапка и подвал и свой цвет листа. Пункт шаблона открывает новое КП с его содержимым: вы меняете товар и получателя, сохраняете, а сам шаблон остаётся прежним.
| Шаблон | Когда подходит |
|---|---|
| Быстрое КП на одну страницу | Ответ на входящий запрос: товар, цена и условия на одном листе. |
| Полное КП на оборудование | Сложная позиция и долгое согласование: описание, преимущества, характеристики, комплект. |
| Прайс-лист по позициям | Много позиций с разделами, для оптовых клиентов и дилеров. |
| Витрина товаров с фото | Показать клиенту выбор: крупные фото и короткие характеристики. |
| Один товар в трёх комплектациях | Клиент сравнивает комплектации одной модели в одной таблице. |
| Услуга плюс оборудование | Работы и товары в одной смете: разделы, этапы, опции по желанию. |
| Поставка по этапам и срокам | Поставка под заказ: этапы, сроки каждого этапа, оплата частями. |
| Условия оплаты и гарантия | Клиенту важнее всего, как платить и что будет при поломке. |
Свои шаблоны добавляются в меню так же: кнопка «В меню» у шаблона в «Мои КП» или «+ Шаблон в меню» прямо в меню. Как убрать пункт или скрыть его от сотрудников — в инструкции «Сотрудники, роли и филиалы».
Шаг 2. Заполните получателя
В левой панели сверху — номер предложения, дата, компания заказчика, контактное лицо и должность. Эти поля попадают в блок получателя на первой странице и в UTM-метку с номером КП.
Шаг 3. Добавьте товар
- Нажмите «Загрузить из каталога» в левой панели и найдите позицию по названию или артикулу. В КП на несколько позиций товар выбирается у каждой строки кнопкой «Из каталога».
- Проверьте, что подтянулось: название, описание, фотографии, характеристики, комплектация и цена. Всё это можно поправить прямо в предложении — каталог не изменится.
- Основной вариант подставится сам. Если в карточке товара отмечен основной вариант описания, сервис берёт его. Сохранено несколько вариантов — в подсказке появится кнопка «Выбрать другой».
- В «КП Комплект» товары раскладываются по разделам. Кнопка «+ Группа» заводит раздел («ГНСС оборудование», «Работы и услуги»), а кнопка «+ Позиция» в строке самого раздела добавляет товар именно в него, сколько нужно. Кнопка «+ Позиция» под списком по-прежнему добавляет строку в конец таблицы.
- Добавленные блоки тоже заполнятся. Карточка товара, таблица цен, характеристики и комплект с галочкой «Заполнять из товара КП» берут данные того же товара. Выбрали другой товар — блоки обновились.
Шаг 4. Соберите содержание из блоков
Справа — лист предложения, слева — панель блоков. Блок можно добавить, скрыть, переставить стрелками или удалить.
- «+ Добавить блок» — новый блок: с нуля, из готовых заготовок, из базы блоков компании или из другого КП.
- «+» на краю блока — вставить новый блок прямо над или под этим. Сначала выбираете вид блока, следом сервис показывает готовые варианты его оформления.
- «Сменить блок» — плашка в углу блока: открывает варианты того же вида, выбранный встаёт на место текущего. Передумали — «Вернуть прежний» в подсказке.
- Стрелки ↑ ↓ — порядок блоков на листе.
- Значок глаза — скрыть блок, не удаляя: пригодится, когда для этого заказчика раздел лишний.
- Карандаш — настройки блока: тексты, варианты вёрстки, фотографии, колонки.
Заполнение добавленных блоков в левой панели
У каждого добавленного блока есть свой раздел в панели слева с теми же полями, что в окне карандаша. Правки сразу видны на листе. Большую форму удобнее открыть кнопкой «Открыть окном».
Цвет листа
В панели «Блоки и порядок» есть выбор «Цвет листа»: восемь цветовых схем, от стандартного синего до графита, бордо и терракоты. Схема перекрашивает заголовки, линии, таблицы, значки и колонтитулы целиком, фотографии и логотип не трогает. Цвет сохраняется вместе с КП и шаблоном и попадает в PDF.
Подробнее о блоках и о том, как сохранить свои — в инструкции «Блоки, база блоков и конструктор».
Шаг 5. Проверьте цены
Таблица цен считает сама: скидки, НДС, валюту, итоги и сумму прописью. Убедитесь, что выбран нужный режим НДС и правильная ставка — это чаще всего и вызывает споры с бухгалтерией заказчика. Все настройки разобраны в инструкции по таблице цен.
Шаг 6. Посмотрите на листы
- Лист режется на страницы A4 автоматически, колонтитулы повторяются, номера страниц проставляются в конце.
- Блок не разрывается между страницами: если он не помещается в остаток листа, он целиком уходит на следующую страницу. Режется только то, что длиннее целой страницы, обычно таблица полных характеристик в приложении.
- Если блок всё же встал не там, где хочется, поставьте перед ним блок «Разрыв страницы».
- Пустые блоки на лист не выводятся: незаполненный раздел просто не печатается.
Шаг 7. Сохраните и отправьте
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Сохранить | Сохраняет предложение в «Мои КП». Дальше его можно открыть и доработать. |
| Сохранить как копию | Делает новое КП на основе текущего, не трогая исходное. |
| Word | Файл Word, если заказчик просит редактируемый документ. Раскладка листа сохраняется: колонки, таблицы, значки, цветные плашки и колонтитулы. Разбивку по страницам Word делает сам. |
| Скачать PDF | Готовый PDF, собранный на сервере: одинаковый у всех и без служебных полей. Рекомендуемый способ для вложения в письмо. |
| Ссылка | Ссылка на предложение для заказчика: он открывает его в браузере без входа и регистрации. Подробнее ниже. |
| Печать | Печать из браузера. В окне печати отключите колонтитулы браузера, иначе в углах появятся дата и адрес страницы. |
| ← Назад | Возвращает в кабинет, в тот раздел, откуда вы открыли КП. Предложение открывается в той же вкладке, поэтому кнопки браузера тоже работают. |
Файл, который скачивается по «Word» и «Скачать PDF», называется по предложению: КП-номер-организация. В папке «Загрузки» предложения разных заказчиков не путаются.
Шаг 8. Отправьте ссылку заказчику
- Нажмите «Ссылка» в верхней панели и подтвердите создание. Предложение при этом сохраняется.
- Скопируйте адрес и отправьте его заказчику письмом или в мессенджере. Вход и регистрация ему не нужны: откроется тот же лист, что у вас на экране, с кнопкой «Скачать PDF».
- Правьте дальше спокойно. Пока ссылка включена, каждое сохранение КП обновляет её содержимое. Кнопка «Сохранить и обновить» делает это сразу.
- Смотрите отклик. В окне видно, сколько раз предложение открывали и когда последний раз. Просмотры сотрудников вашей компании не считаются, поэтому счётчик показывает именно заказчика.
- Закончили работу с клиентом — нажмите «Отключить ссылку», и адрес перестанет открываться.
Шаг 9. Сохраните шаблон
Если такой набор блоков будет повторяться, в разделе «Мои КП» нажмите у предложения « Как шаблон»: сервис очистит реквизиты получателя и оставит содержание. В следующий раз предложение соберётся из шаблона за минуту.
Чтобы шаблоном пользовался весь отдел, поставьте его в меню кнопкой «В меню» в списке шаблонов. Пункт меню видят все сотрудники компании, и открывает он новое КП, не трогая шаблон.
Как понять, что предложение смотрели
Два источника. Первый: у ссылки на КП видно число открытий и дату последнего, без всякой аналитики. Второй: ссылки внутри предложения (логотип, сайт, карточка товара) размечаются UTM-метками автоматически, в них попадают источник, имя менеджера и номер КП, а переходы видны в Яндекс Метрике или Google Analytics. Подробности в разделе об UTM-метках.
Что дальше
Научитесь собирать свои блоки и фирменные колонтитулы — это следующая инструкция.